L’organisation d’un événement clé en main : 7 raisons de choisir une agence spécialisée
Organiser un événement réussi est un vrai défi. C’est un exercice qui demande organisation, créativité et rigueur. Entre la réflexion qui mènera au concept, la recherche des prestataires, la logistique, la prise en compte des enjeux RSE et la gestion des imprévus, réaliser un événement marquant n’est pas chose facile et cela représente souvent un véritable challenge pour les non initiés.
Dans un projet où le moindre détail compte, faire appel à une agence spécialisée, c’est s’assurer d’un accompagnement professionnel, pourvu d’une créativité sans limite et d’une expérience précieuse du terrain.
Si vous avez des projets d’événements en cours, voilà 7 points qui vous démontrent que faire appel à une agence spécialisée est de loin votre meilleure option.
1.Un vrai apport créatif, pour une expérience marquante
Dans la multitude d’événements organisés chaque année, faire la différence et sortir du lot peut s’avérer complexe. Comment faire un lancement de produit original ? Comment organiser une soirée mémorable pour mes partenaires ? La question de la différenciation est au cœur de l’organisation d’événements d’entreprise.
Du choix du lieu à la scénographie, l’agence événementielle apporte un vrai plus créatif dans chacune des étapes de la conception. Un fil rouge marquant, des décors ingénieux et un déroulé mémorable qui embarquerons vos convives : tous ces points sont méticuleusement pensés par l’agence événementielle pour produire un événement qui a du sens.
Imaginer une expérience collective unique, en accord avec vos valeurs et qui marquera les esprits pour un souvenir durable : voilà à quoi est mise à profit la créativité sans limite de l’agence d’événementiel !
2.Une expertise précieuse, au service de votre événement
Une agence spécialisée est forte de nombreuses années d’expériences sur le terrain. À titre d’exemple, l’agence Pur’events possède plus de 22 ans d’expérience et des dizaines de milliers d’événements à son actif !
Ces années sont synonymes de relations de confiance, créées avec des partenaires minutieusement sélectionnés au fil des projets. Tout ça, en étant toujours à l’affut des nouvelles tendances !
Des établissements de réception, des hébergements, des lieux, des artistes, des traiteurs, et d’autres professionnels du secteur sont identifiés avec soin par l’agence événementiel. Grâce à ce réseau de confiance, elle étoffe davantage son expertise pour sélectionner le lieu et les professionnels les plus adaptés pour que votre événement d’entreprise soit des plus marquants.
L’agence vous apportera un avis construit et professionnel et mettra à profit ses années d’expérience pour vous conseiller au mieux.
3.Un gain de temps précieux pour vos équipes
La création d’un événement dans son ensemble mobilise des ressources en interne souvent considérables. Le temps consacré à imaginer l’événement, le concevoir et à coordonner les différents prestataires est conséquent, car chacune de ses étapes est essentielle et nécessite une attention toute particulière.
Une signalétique inadaptée, un concept flou, un lieu pas réellement approprié à la prestation, la quantité de nourriture prévue insuffisante, etc. Dans la coordination événementielle chaque détail est important et passer à côté de l’un d’eux, quelque soit le domaine, peut altérer le résultat escompté le jour J.
Les agences événementielles sont également dans une veille constante. Sans cesse à la recherche de la nouvelle pépite, cette veille leur permet de découvrir chaque semaine des professionnels originaux et fiables avec qui collaborer. Un travail de longue haleine, que l’agence événementiel vous apporte lors de la conception de votre événement. Elle sélectionnera de manière efficace les partenaires qui amèneront des solutions pertinentes à votre projet !
Vous restez maître du processus dans son ensemble, les décisions finales vous reviennent afin d’évoluer ensemble vers un projet abouti, qui vous ressemble. L’agence événementielle vous accompagne simplement dans la conception de ce dernier, vous faisant bénéficier de son expertise et du gain de temps considérable.
Une agence événementielle spécialisée permet donc la certitude d’un événement réussi et adaptée à vos besoins. Elle prend en charge l’ensemble de la coordination, la relation avec les prestataires et gère les imprévus. Elle permet à vos équipes de se concentrer sur leurs missions principales, tout en bénéficiant d’un suivi transparent et rassurant.
4.Une optimisation budgétaire assurée
Organiser un événement représente un réel coût pour une entreprise. Les dirigeants ou même collaborateurs peuvent être frileux à l’idée d’organiser un événement d’ampleur, par peur de dépasser le budget prévu ou de mal l’optimiser. Encore une fois, les agences spécialisées peuvent vous soulager sur ce point.
Une fois vos consignes données, l’agence événementielle élabore un budget réaliste basé sur vos envies. Une fois celui-ci validé, elle s’assure de son respect tout au long de la conception de l’événement, à travers les professionnels et lieux sélectionnés par exemple.
Grâce à son réseau de partenaires de confiance, l’agence événementielle spécialisée peut également bénéficier de tarifs préférentiels et de conditions avantageuses vis-à-vis de certaines prestations. Elle vous apporte ainsi les meilleurs prestataires, au meilleur prix ! Vous bénéficiez donc d’un budget événementiel maîtrisé pour vos événements d’entreprise, dans lequel vous sont proposés les meilleures options en accord avec les moyens que vous souhaitez déployer.
Lors de la conception de l’événement et de son budget, l’agence veille à ce que chaque dépense soit justifiée et optimisée pour maximiser le retour sur investissement avec un événement marquant, qui apportera une véritable valeur ajoutée !
Faire appel à une agence sur ce point là, c’est s’assurer d’une qualité vérifiée et d’un budget maîtrisé pour un événement de qualité.
5.Une approche RSE intégrée dans chaque projet
L’approche RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) est aujourd’hui largement répandue dans les stratégies d’entreprise. Et ce point n’est pas à négliger quand on parle d’événement d’entreprise ! Un événement responsable demande d’être vigilant sur de nombreux aspects et une agence spécialisée dans l’événementiel RSE représente un véritable atout.
Transport, alimentation, énergie, main d’œuvre : chaque événement représente un coût social et environnemental qu’il est capital de prendre en considération. L’agence événementielle spécialisée pourra vous aider à jauger les points qui auront le plus d’impact et à mettre en place les solutions adaptées.
Le choix de prestataires locaux, l’inclusivité sur place, la gestion responsable des ressources et la réduction des déchets font partie intégrante de la stratégie événementielle adoptée, pour un impact écologique moindre.
L’agence peut également vous aider à communiquer sur vos engagements en termes de RSE au cours de l’événement, de façon transparente, efficace et subtile.
Faire appel à une agence d’événementiel spécialisée, c’est s’offrir la garantie d’un événement mémorable, avec un coût environnemental moindre. Chez PUR’events, entreprise à mission et membre des société 1% for the planet, ces aspects nous tiennent particulièrement à cœur !
6.Une mesure précise du succès de votre événement
Une fois l’événement passé, il est parfois difficile de faire un état des lieux de son succès ! L’événement a-t-il plu ? Les collaborateurs sont-ils satisfaits ? Mon lancement de produit a-t-il été bien reçu par les prospects ? Comment estimer le retour sur investissement de votre événement ? Comment apprécier son impact ?
L’agence événementielle peut vous aider mesurer les retours de votre événement . Grâce à de nombreux outils et indices de performance, elle sera en mesure de vous dévoiler les statistiques liées à votre événement : taux de participation, satisfaction des invités, couverture médiatique, etc. Ces dernières vous permettront de mesurer le bénéfice événement, le ROI et d’en établir un bilan global pour en évaluer l’impact, incluant les succès et insuccès, afin d’ajuster aux mieux vos futurs projets.
7.Le luxe d’une sérénité parfaite le jour J
Vous avez passé des mois à concevoir et mettre en place cet événement, c’est le grand jour, vous allez enfin pouvoir en profiter ! Et bien ne croyez pas si bien dire, le jour J est très certainement le jour le moins reposant de votre périple. Car même avec une organisation rigoureuse, les imprévus sont bien souvent inévitables, et la gestion des risques n’est pas chose facile.
Une agence événementielle spécialisée, forte de ses années d’expérience en la matière, possède des plans d’actions et solutions établies pour chaque scenario possible ainsi qu’une vivacité d’esprit permettant à chacun de ses imprévus de passer inaperçu auprès du public.
En faisant appel à une agence événementielle qualifiée, vous bénéficierez d’une sérénité d’esprit précieuse le jour J, vous permettant de profiter pleinement de votre moment pour rester auprès de vos collaborateurs ou partenaires. Profiter de ces instants, malgré les aléas !
Alors, vous franchissez le pas ?
Confier l’organisation de votre événement à une agence événementielle, c’est choisir l’efficacité, la créativité, la conscience éco-responsable et la sérénité. C’est l’occasion de créer une expérience marquante pour chacun de vos invités, mais aussi pour vous ! L’occasion de créer un projet aligné avec vos valeurs et vos ambitions, dans un budget maîtrisé.
Alors, prêt à franchir le pas ? Faites confiance à une équipe d’experts avisés et passionnés pour donner vie à vos projets les plus audacieux !
Contactez-nous dès à présent pour imaginer ensemble un événement audacieux, mémorable, et clé en main !
